Tietojenkäsittelysopimus

1. Tarkoitus ja soveltaminen

Tämä tietojenkäsittelysopimus on osa Tarjouslaskuri-palvelun käyttöehtoja, ja se tulee voimaan, kun hyväksyt käyttöehdot. Sitä sovelletaan, kun Iltametsuri Oy (y-tunnus 3021668-9, jäljempänä Palveluntarjoaja) käsittelee Palvelussa henkilötietoja asiakkaan eli sinun yrityksesi (jäljempänä Asiakas) puolesta. Jos sopimukset ovat ristiriidassa henkilötietojen käsittelyn osalta, tämä sopimus on ensisijainen.

Omien käyttäjätietojesi käsittelystä Palveluntarjoaja on itse rekisterinpitäjä, ja siitä kerrotaan tietosuojaselosteessa.

2. Määritelmät

• Henkilötiedot, käsittely, rekisterinpitäjä, henkilötietojen käsittelijä ja tietoturvaloukkaus tarkoittavat samaa kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679).
• Asiakasaineisto on kaikki tieto, jonka Asiakas tai sen käyttäjät tallentavat Palveluun, myös henkilötiedot.
• Alikäsittelijä on taho, jota Palveluntarjoaja käyttää käsittelemään Asiakasaineiston henkilötietoja Asiakkaan puolesta.

3. Käsittelyn kohde, luonne, tarkoitus ja kesto

Palveluntarjoaja käsittelee Asiakasaineistoa vain Palvelun tuottamiseksi: tietojen tallentaminen, näyttäminen, järjestäminen, muokkaaminen, siirtäminen Asiakkaan pyynnöstä ja poistaminen. Käsittely kestää niin kauan kuin sopimus on voimassa ja sen jälkeen kohdan 14 mukaiseen poistoon asti.

4. Henkilötietoryhmät ja rekisteröidyt

• Rekisteröidyt: Asiakkaan asiakkaat (yksityishenkilöt ja yritysten yhteyshenkilöt), muut Asiakkaan kohteina tai yhteyshenkilöinä Palveluun tallentamat henkilöt sekä Asiakkaan käyttäjät.
• Tiedot: nimet, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, yhteyshenkilöt, muistiinpanot, projektien ja tarjousten sisältö, kommentit sekä käyttäjien nimet ja sähköpostiosoitteet.
• Erityiset henkilötietoryhmät: Palvelua ei ole tarkoitettu arkaluonteisten tietojen (kuten terveystietojen) tallentamiseen. Asiakas ei saa tallentaa niitä Palveluun.

5. Osapuolten roolit

Asiakas on Asiakasaineiston henkilötietojen rekisterinpitäjä ja Palveluntarjoaja sen käsittelijä. Asiakas vastaa siitä, että sillä on peruste tietojen tallentamiseen Palveluun, että se on kertonut rekisteröidyille tietojen käsittelystä ja että tietojen käsittely on lainmukaista.

6. Käsittelyohjeet

Palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja vain Asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Ohjeet ovat käyttöehdot, tämä sopimus ja Asiakkaan Palvelussa tekemät toiminnot. Jos Palveluntarjoaja katsoo, että ohje rikkoo tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä Asiakkaalle viipymättä. Palveluntarjoaja voi käsitellä tietoja myös silloin, kun laki sitä edellyttää, ja ilmoittaa siitä Asiakkaalle, ellei laki kiellä.

7. Luottamuksellisuus

Palveluntarjoaja varmistaa, että Asiakasaineistoon pääsevät vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat sitä Palvelun tuottamiseen ja ylläpitoon, ja että heitä sitoo salassapitovelvollisuus.

8. Tietoturva

Palveluntarjoaja suojaa Asiakasaineiston teknisin ja organisatorisin keinoin, joihin kuuluvat ainakin:

• yritysten tietojen eristäminen toisistaan tietokantatasolla, jolloin toisen yrityksen tietoihin ei pääse,
• salatut yhteydet Palveluun ja tietojen sekä varmuuskopioiden sijainti EU:ssa,
• salasanojen, MCP-avainten ja kalenterin tilauslinkin salaisuuden tallentaminen vain tiivisteinä,
• käyttäjän todentaminen sähköpostin vahvistuksella ja bottitunnistuksella,
• MCP-avainten oikeuksien rajaus, voimassaoloaika ja käytön kirjaaminen toimintalokiin,
• käytettyjen ohjelmistokirjastojen haavoittuvuuksien tarkistus jokaisen muutoksen yhteydessä,
• pääsyn rajaaminen tuotantotietoihin niille, jotka tarvitsevat sitä Palvelun ylläpitoon.

9. Alikäsittelijät

Asiakas antaa Palveluntarjoajalle yleisen luvan käyttää alikäsittelijöitä. Nykyiset alikäsittelijät, niiden tarkoitus ja sijainti on lueteltu tietosuojaselosteen kohdassa 6. Palveluntarjoaja sitoo alikäsittelijät samansisältöisiin velvoitteisiin kuin tässä sopimuksessa ja vastaa niiden toiminnasta kuin omastaan.

Palveluntarjoaja ilmoittaa uusista alikäsittelijöistä tai niiden vaihtamisesta vähintään 14 päivää etukäteen sähköpostitse tai Palvelussa. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojaan liittyvästä syystä ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen info@tarjous.online. Jos osapuolet eivät löydä ratkaisua, Asiakas voi lopettaa Palvelun käytön ja pyytää tietojensa poistamista.

10. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Asiakasaineisto säilytetään EU:ssa. Jos alikäsittelijän organisaatio käsittelee tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella, siirto perustuu komission riittävyyspäätökseen tai EU-komission vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaessa lisäsuojatoimiin, kuten salaukseen.

11. Avustaminen

Palveluntarjoaja avustaa Asiakasta kohtuullisesti rekisteröityjen oikeuksia koskevien pyyntöjen hoitamisessa (pääsy, oikaisu, poisto, siirrettävyys), tietoturvavelvoitteiden täyttämisessä, tietosuojan vaikutustenarvioinnissa sekä viranomaisen kanssa asioinnissa. Rekisteröidyn pyyntö, joka koskee Asiakasaineistoa, ohjataan Asiakkaalle, eikä Palveluntarjoaja vastaa siihen itse ilman Asiakkaan ohjetta, ellei laki toisin edellytä.

12. Tietoturvaloukkaukset

Palveluntarjoaja ilmoittaa Asiakkaalle Asiakasaineistoa koskevasta tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti 48 tunnin kuluessa siitä, kun se on saanut loukkauksesta tiedon. Ilmoituksessa kerrotaan, mitä tiedetään loukkauksen luonteesta, kohteena olevista tiedoista, todennäköisistä seurauksista ja toteutetuista tai suunnitelluista toimista. Rekisterinpitäjänä Asiakas vastaa ilmoituksesta viranomaiselle ja rekisteröidyille.

13. Tarkastukset

Palveluntarjoaja antaa Asiakkaan pyynnöstä tiedot, jotka tarvitaan tämän sopimuksen noudattamisen osoittamiseksi, ja sallii Asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan tarkastukset. Tarkastuksesta ilmoitetaan vähintään 30 päivää etukäteen, ja se tehdään enintään kerran vuodessa Asiakkaan kustannuksella ja siten, ettei se kohtuuttomasti häiritse Palvelun toimintaa, ellei tarkastus johdu tietoturvaloukkauksesta.

14. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Asiakas voi pyytää Asiakasaineistoaan koneluettavassa muodossa (esimerkiksi CSV tai JSON) sähköpostitse osoitteesta info@tarjous.online. Palveluntarjoaja toimittaa aineiston kohtuullisessa ajassa. Sopimuksen päättyessä tai Asiakkaan pyynnöstä Palveluntarjoaja poistaa tai anonymisoi Asiakasaineiston 30 päivän kuluessa. Poistetut tiedot voivat säilyä vielä tietokannan varmuuskopioissa, jotka säilytetään EU:ssa ja vanhenevat enintään 30 päivässä. Varmuuskopioita käytetään vain tietojen palauttamiseen häiriötilanteessa, ja jos kopio palautetaan, poistetut tiedot poistetaan uudelleen. Poistoa ei tehdä, jos laki edellyttää tietojen säilyttämistä. Poistetun käyttäjän kirjoittamat kommentit säilyvät Asiakkaan tiedoissa ilman kirjoittajan nimeä.

15. Viranomaisten tietopyynnöt

Jos viranomainen pyytää Asiakasaineistoa, Palveluntarjoaja ilmoittaa siitä Asiakkaalle ennen tietojen luovuttamista, ellei laki kiellä ilmoittamasta. Palveluntarjoaja luovuttaa vain sen, mitä laki edellyttää.

16. Palvelun kehittäminen

Palveluntarjoaja ei käytä Asiakasaineistoa omiin tarkoituksiinsa, ei myy sitä eikä käytä sitä tekoälymallien kouluttamiseen.

17. Vastuu

Osapuolten vastuu määräytyy käyttöehtojen mukaan, kuitenkin siten, että tietosuojalainsäädännön mukaiset rekisteröidyn oikeudet ja viranomaisen oikeudet säilyvät.

18. Voimassaolo ja muutokset

Sopimus on voimassa niin kauan kuin Palveluntarjoaja käsittelee Asiakasaineistoa. Sopimusta voidaan muuttaa käyttöehtojen muuttamista koskevien sääntöjen mukaisesti, mutta muutos ei saa heikentää tietojen suojaa.

19. Sovellettava laki

Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia ja käyttöehtojen riidanratkaisua koskevia määräyksiä.