Tietosuojaseloste

1. Mitä tämä seloste koskee

Palvelussa on kahdenlaisia henkilötietoja, ja meillä on niihin eri rooli:

• Omat tietosi käyttäjänä (tilitiedot, kirjautuminen, tekniset tiedot): olemme niiden rekisterinpitäjä. Tämä seloste kertoo niiden käsittelystä.
• Asiakkaidesi ja muiden Palveluun tallentamiesi henkilöiden tiedot (esimerkiksi asiakkaiden nimet, osoitteet ja yhteystiedot): rekisterinpitäjä olet sinä ja yrityksesi, ja me käsittelemme ne puolestasi. Tästä kerromme kohdassa 11 ja tietojenkäsittelysopimuksessa.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Käyttäjätilien tietojen rekisterinpitäjä on Iltametsuri Oy (y-tunnus 3021668-9, jäljempänä Palveluntarjoaja). Tietosuoja-asioihin liittyvät pyynnöt ja kysymykset: info@tarjous.online.

3. Mitä tietoja käsittelemme

Käsittelemämme tiedot riippuvat siitä, mitä Palvelun ominaisuuksia käytät. Tärkeimmät tietoryhmät ovat:

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, salasana (vain suojattuna tiivisteenä; ei Google-tilillä kirjautuessa), rooli yrityksessä ja tieto siitä, onko sähköpostiosoite vahvistettu. Vahvistuskoodit ja muut kirjautumiseen liittyvät viestit lähetetään sähköpostiosoitteeseesi. Saman yrityksen käyttäjät näkevät toistensa nimen, sähköpostiosoitteen ja roolin.
• Kutsut: kun yrityksen ylläpitäjä kutsuu käyttäjän, tallennamme kutsutun sähköpostiosoitteen, roolin, kutsun voimassaoloajan ja kutsulinkin salaisuudesta vain tiivisteen. Ylläpitäjä voi perua avoimen kutsun, jolloin se poistetaan.
• Laskutustiedot: maksullisen paketin tai kokeilun yhteydessä tallennamme yrityksen tilauksen tilan, laskutuskauden ja kokeilun ajankohdat. Yrityksen nimi, ylläpitäjän sähköpostiosoite, laskutusosoite, arvonlisäverotunnus ja maksutiedot käsitellään maksupalvelu Stripessä. Emme tallenna maksukorttitietoja itse.
• Yrityksen tiedot ja asetukset: esimerkiksi yrityksen nimi, arvonlisäverokanta, palvelut ja hinnat sekä sähköpostipohjat.
• Sisältö, jonka tallennat: esimerkiksi asiakkaiden nimet ja yhteystiedot, kohteiden osoitteet, tarjoukset, projektit sekä projekteille ja tarjouksille kirjoitetut kommentit. Kommentissa näkyy sen kirjoittajan nimi. Kommentit eivät poistu, vaikka niiden kirjoittajan käyttäjätili poistettaisiin: ne säilyvät yrityksen sisältönä, mutta nimen sijaan niissä näkyy merkintä "Poistunut käyttäjä". Kommentin voi poistaa sen kirjoittaja tai yrityksen ylläpitäjä.
• Kalenterin tilauslinkki: jos otat kalenterin tilauksen käyttöön, projektien nimet, osoitteet ja ajankohdat näkyvät jokaiselle, jolla on linkki. Linkki on salainen, joten älä jaa sitä ulkopuolisille. Voit vaihtaa linkin tai poistaa tilauksen asetuksista.
• Tuodut tiedot: jos tuot tietoja esimerkiksi Trellosta, tuonnin sisältämät tiedot (esimerkiksi asiakkaiden nimet ja osoitteet) tallennetaan Palveluun samalla tavalla kuin itse syötetyt.
• MCP-avaimet ja toimintaloki: jos luot MCP-avaimen tekoälytyökalua varten, tallennamme avaimen nimen, oikeudet ja voimassaolon sekä avaimesta vain sen tiivisteen. Avaimella tehdyistä toiminnoista jää yrityksen ylläpitäjän nähtävissä oleva toimintaloki (ks. kohta 9).
• Hyväksymishistoria: minkä version käyttöehdoista ja tästä selosteesta olet hyväksynyt ja milloin.
• Tekniset tiedot: Palvelun ylläpidossa käytetyt palvelut voivat tallentaa teknisiä lokitietoja, kuten IP-osoitteen ja ajankohdan. Rekisteröitymisessä ja kirjautumisessa käytämme lisäksi Vercelin BotID-palvelua, joka erottaa ihmiset automaattisista ohjelmista selaimen ja laitteen teknisten tietojen perusteella.

4. Mistä tiedot saadaan

• Sinulta itseltäsi: tilitiedot ja kaikki sisältö, jonka syötät, tuot tai tallennat Palveluun.
• Yrityksesi muilta käyttäjiltä: yrityksen yhteiset tiedot, kuten projektit, tarjoukset ja kommentit, voivat olla muiden samassa yrityksessä olevien käyttäjien kirjoittamia.
• Laitteestasi ja selaimestasi: tekniset tiedot, kuten IP-osoite ja selaimen tiedot, syntyvät Palvelua käytettäessä.
• Tekoälytyökaluista: jos yhdistät Palveluun tekoälytyökalun MCP-avaimella, työkalu voi lisätä ja muuttaa tietoja tililläsi. Ne merkitään kommenteissa tekoälyn kirjoittamiksi.

5. Käyttötarkoitukset, oikeusperusteet ja säilytysajat

Alla on omien tietojesi (kohdassa 1 mainittu ensimmäinen ryhmä) käyttötarkoitus, oikeusperuste ja säilytysaika. Asiakkaidesi tietoja säilytetään niin kauan kuin yrityksesi tili on voimassa ja kohdan 12 mukaisesti sen päättymisen jälkeen.

6. Vastaanottajat ja alikäsittelijät

Käytämme Palvelun tuottamiseen ulkopuolisia palveluntarjoajia. Ne käsittelevät tietoja meidän ohjeidemme mukaan, eikä niillä ole oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa. Emme myy tietojasi.

Muutoksista alikäsittelijöihin, jotka koskevat asiakkaidesi tietoja, ilmoitamme etukäteen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.

Etusivulla oleva esittelyvideo on YouTubessa (Google), joka on oma rekisterinpitäjänsä. Video ladataan vasta, kun painat toistopainiketta: sitä ennen YouTubeen ei oteta yhteyttä. Toistettaessa YouTube saa selaimesi tekniset tiedot, kuten IP-osoitteen, ja voi käyttää evästeitä. Käytämme YouTuben tietosuojatilaa (youtube-nocookie.com).

7. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Tietokanta ja sovelluksen palvelin sijaitsevat EU:ssa (Frankfurt, Saksa), ja sähköpostit lähetetään EU:sta (Irlanti). Palveluntarjoajien organisaatiot voivat kuitenkin toimia EU:n ulkopuolella (esimerkiksi Yhdysvalloissa), ja tietoja voidaan käsitellä siellä muun muassa tukitehtävissä. Tällöin siirroissa noudatetaan lain vaatimia suojatoimia: siirto perustuu komission tietosuojan riittävyyspäätökseen (kuten EU–Yhdysvallat-tietosuojakehys) tai EU-komission vakiosopimuslausekkeisiin, ja tarvittaessa lisätoimiin, kuten salaukseen.

8. Evästeet

Käytämme vain Palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä, kuten kirjautumisen istuntoevästettä ja rekisteröitymisen yhteydessä ehtojen hyväksynnän muistavaa evästettä. Niihin ei tarvita suostumusta. Emme tällä hetkellä käytä seuranta- tai mainosevästeitä. Jos otamme niitä käyttöön, päivitämme tämän selosteen ja pyydämme suostumuksesi, kun laki sitä edellyttää.

9. Tekoälytyökalut ja MCP-yhteys

Palvelun voi yhdistää tekoälytyökaluun MCP-avaimella, jonka yrityksen ylläpitäjä luo Asetuksissa. Tekoälytyökalu toimii avaimen oikeuksilla ja voi lukea, lisätä ja muuttaa yrityksen tietoja, myös asiakkaiden henkilötietoja, jos avaimelle on annettu siihen oikeus.

• Tiedot siirtyvät tekoälytyökalun tarjoajalle sinun ratkaisustasi ja sinun vastuullasi. Sen käsittelyyn sovelletaan kyseisen palvelun omia ehtoja ja tietosuojaselostetta, eikä tämä seloste koske sitä.
• Palveluntarjoaja ei itse lähetä Palvelun tietoja tekoälypalveluille eikä käytä tietojasi tekoälymallien kouluttamiseen.
• Avaimella tehdyistä toiminnoista tallennetaan toimintaloki (tehty toiminto, aika ja onnistuminen). Lokissa henkilötietoja sisältävien kenttien, kuten nimien, osoitteiden ja kommenttien tekstin, arvot korvataan merkinnällä.
• Avaimet tallennetaan vain tiivisteinä, niillä on voimassaoloaika, ja ne voi poistaa käytöstä milloin tahansa.

10. Onko tietojen antaminen pakollista

Tilin luominen edellyttää nimen ja sähköpostiosoitteen sekä ehtojen hyväksynnän. Ilman niitä emme voi tarjota Palvelua. Muut tiedot, kuten asiakkaiden ja projektien tiedot, annat vapaaehtoisesti Palvelun käyttöä varten.

11. Asiakkaidesi tiedot

Kun tallennat Palveluun asiakkaidesi tietoja, olet niiden rekisterinpitäjä. Vastaat siitä, että sinulla on peruste tietojen tallentamiseen ja että kerrot asiakkaillesi tietojen käsittelystä. Palveluntarjoaja käsittelee nämä tiedot puolestasi ja ohjeidesi mukaisesti vain Palvelun tuottamiseksi. Käsittelyä koskevat ehdot ovat tietojenkäsittelysopimuksessa, joka on osa käyttöehtoja.

Jos asiakkaasi pyytää sinulta pääsyä tietoihinsa, tietojen oikaisemista tai poistamista, pyyntö kuuluu yrityksellesi. Autamme sinua pyynnön hoitamisessa.

12. Kuinka kauan säilytämme tietoja

Säilytämme tilitiedot ja sisällön niin kauan kuin tilisi on voimassa. Tilin sulkemisen jälkeen poistamme tai anonymisoimme tiedot 30 päivän kuluessa, ellei laki edellytä pidempää säilytystä. Poistetun käyttäjän kirjoittamat kommentit säilyvät yrityksen tiedoissa ilman kirjoittajan nimeä. Hyväksymishistoriaa säilytetään kohdan 5 mukaisesti.

Varmuuskopiot: tietokannasta otetaan varmuuskopioita, ja ne säilytetään EU:ssa. Poistetut tiedot säilyvät kopioissa, kunnes ne vanhenevat, eli enintään 30 päivää poiston jälkeen. Kopioita käytetään vain tietojen palauttamiseen häiriötilanteessa. Jos kopio palautetaan, poistetut tiedot poistetaan uudelleen. Tiedot poistuvat siis kokonaan viimeistään 60 päivän kuluessa tilin sulkemisesta tai poistopyynnöstä.

13. Tietoturva

Suojaamme tietoja teknisin ja organisatorisin keinoin. Muun muassa:

• yritysten tiedot on eristetty toisistaan tietokannassa, eikä toisen yrityksen tietoihin pääse käsiksi,
• yhteydet Palveluun salataan, ja tiedot ja varmuuskopiot sijaitsevat EU:ssa,
• salasanat, MCP-avaimet ja kalenterin tilauslinkin salaisuus tallennetaan vain tiivisteinä,
• MCP-avaimilla on voimassaoloaika ja oikeudet, ja niiden käyttö kirjataan toimintalokiin,
• tarkistamme käyttämiemme ohjelmistokirjastojen tunnetut haavoittuvuudet jokaisen muutoksen yhteydessä,
• pääsy tuotantotietoihin on rajattu niille, jotka tarvitsevat sitä Palvelun ylläpitoon.

Mikään järjestelmä ei silti ole täysin haavoittumaton. Jos tietoturvaloukkaus vaarantaa henkilötietoja, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä ja hoidamme viranomaisilmoitukset lain mukaisesti.

14. Oikeutesi

Sinulla on oikeus

• saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä kopio,
• oikaista virheelliset tiedot ja pyytää tietojesi poistamista,
• rajoittaa tietojesi käsittelyä ja vastustaa sitä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun,
• saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa,
• peruuttaa antamasi suostumus, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Esitä pyyntösi sähköpostitse osoitteeseen info@tarjous.online. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa. Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan lakia, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle.

15. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta. Ajantasainen versio on aina tällä sivulla, ja päivityspäivä näkyy sivun alussa. Kun selostetta tai käyttöehtoja on muutettu olennaisesti, pyydämme sinua hyväksymään uuden version seuraavalla kerralla, kun käytät Palvelua, ja ilmoitamme muutoksesta tarvittaessa myös sähköpostilla.